Lean Management ทีม Set Form

Lean Management ทีม Set Form

 

 

 

การทำงานในปัจจุบัน ในกระบวนการทำงานมักจะพบว่ามีความสูญเสียต่างๆ แฝงอยู่ไม่มากก็น้อย ซึ่งเป็นเหตุให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการต่ำกว่าที่ควรจะเป็น ดังนั้นจึงมีแนวคิดต่างๆ ขึ้นมา เพื่อพยายามจะลดความสูญเสียเหล่านี้เกิดขึ้นมากมาย (ที่มา : Marry Poppendieck., 2002)

 

แนวความคิด Lean Management มุ่งเน้นในการลดขั้นตอนต่างๆ ที่ไม่จำเป็น อันนำไปสู่การลดต้นทุนในการปฏิบัติงานต่างๆ และมุ่งเน้นการกำจัดความสูญเสีย (Waste/Muda)

 

ดังนั้นทางทีมงานจึงได้มีการปรับปรุงและกำจัดความสูญเสียดังต่อไปนี้

 

ปรับ Flow การแจ้งงาน ไม่ว่าจะเป็น RFC หรือ Request Job Form

        จากเดิมการแจ้งงานจะแจ้งไปที่หัวหน้างานทีมนั้นๆ แล้วหัวหน้างาน Assign งานมาให้ทีม PA อีกต่อหนึ่ง

          ทำให้เกิดกระบวนการทำงานซ้ำซ้อนกัน เสียเวลา Review และ Assign งานหลายต่อ

        จึงปรับลดขั้นตอนการแจ้งงาน โดยเมื่อตรวจสอบรายละเอียดและเอกสารครบถ้วนตามข้อกำหนดแล้วให้

          แจ้งงานในระบบ(PPNet) และส่งเอกสารมาที่ทีม PA โดยตรงเพื่อ Review,Approved Work กำหนด

          Due date ทำให้ ทีมงาน IM,SP แจ้ง Due Date ให้กับลูกค้าได้รวดเร็ว

 

การคีย์ Test Record(Unit Test)

       ● Unit Test ต้องบันทึกทุกครั้งที่มีการ Open Job ซึ่งเดิมจะเป็นการคีย์ TestJob Spec เข้าในในระบบและ

          Test ตาม Job Spec ที่กำหนดมา

       ○ ปรับปรุงโดยให้คนที่แจ้งงานมาแนบไฟล์ Job Spec.exls มาด้วยเพื่อที่จะได้ทำการ CopyJob Spec บันทึก

          เข้าไปในระบบ ไม่ต้องคีย์ใหม่ ซึ่งเป็นการลดความสูญเสียเวลาและการทำงานซ้ำซ้อนทำให้ Unit Test เสร็จ

          เร็วขึ้น

 

การเก็บประวัติ ไฟล์ฟอร์มและสิทธิ์ Set Form ของลูกค้า

        เดิม SP,IM เก็บประวัติด้วยตนเองหรือสืบค้นตามเมล์ของตนเอง ทำให้ข้อมูลไม่ update เพราะการ Set

          Form ต้องใช้สิทธิ์ตามเงื่อนไขการเปิด Inv. ทำให้เกิดความล่าช้า ข้อมูลอาจจะคลาดเคลื่อน

        ทางทีม Set Form จึงจัดทำการเก็บประวัติการ Set Form (Text) ไฟล์ฟอร์ม (Library.pbl) ของลูกค้าไว้ที่

          Server กลาง ในกรณีที่ฟอร์มของลูกค้ามีปัญหาหรือกรณีที่ SP,IM สอบถามรายละเอียดและสิทธิ์ฟอร์มย้อน

          หลังทำให้ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง และข้อมูลรายละเอียดฟอร์มของลูกค้าถูกต้อง

 

การเก็บตัวอย่างฟอร์ม ตัวอย่าง Query เพื่อนำมา Apply ใช้กับ case ที่ใกล้เคียงกัน

        การ Set Form นั้นมีความหลากหลาย ทั้งในส่วนของรูปแบบ ความยากง่ายของฟอร์ม มีทั้งฟอร์มที่มีความ

          คล้ายกันและฟอร์มที่แตกต่างกันตามความต้องการของลูกค้า ในกรณีที่มี Query ที่ต้องคิดใหม่และมีความ

          ยากในการสร้าง ทำให้ต้องมี Query ชุดใหม่ขึ้นมาเรื่อยๆ ซึ่งในบางครั้งเป็น Query ชุดเดิมที่เคยสร้างมา

          ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงาน และใช้เวลาโดยไม่เกิดประโยชน์ และเกิดการส่งล่าช้า

        ทางทีมงานจึงได้เก็บตัวอย่างฟอร์ม และ Query ต่างๆ ไว้ใน Server กลาง ซึ่งเมื่อต้องการฟอร์มหรือ Query

          แบบไหน ก็สามารถเข้าไปค้นหาและนำมา apply ได้ ช่วยลดเวลาของการสร้าง Query ในแต่ละงานได้ และ

          พนักงานใหม่ก็สามารถเข้าไปศึกษาเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ได้เช่นกัน

 

เราจะเห็นได้ว่าการกำจัดความสูญเสียทุกชนิด ไม่ว่าจะเป็นความสูญเสียในเรื่องของเวลา ความสูญเสียเนื่องจากกระบวนการ(Processing) เป็นกุญแจดอกหนึ่งในแนวคิดลีน (Lean Management) ดังนั้นเราจะต้องค้นหาวิธีที่ดีที่สุดเพื่อนำมาลดความสูญเสียทุกอย่าง ออกจากระบบการทำงานและปรับปรุงคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงาน เมื่อค้นพบวิธีที่ดีที่สุดในวันนี้ เราก็จัดทำแนวทางปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษร ในวันพรุ่งนี้เราจะค้นหาวิธีที่ดีกว่า แล้วก็เริ่มกระบวนการจัดทำเอกสารอีกครั้งหนึ่ง เพื่อนำแนวทางดังกล่าวมาเป็นมาตรฐาน เพราะถ้าไม่มีมาตรฐาน ก็ไม่สามารถพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้ค่ะ

 

 

 

 

Credit : นางสาวจันทร์นิภา บุญคุ้ม

 804
ผู้เข้าชม
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์