การทำงานในปัจจุบัน ในกระบวนการทำงานมักจะพบว่ามีความสูญเสียต่างๆ แฝงอยู่ไม่มากก็น้อย ซึ่งเป็นเหตุให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการต่ำกว่าที่ควรจะเป็น ดังนั้นจึงมีแนวคิดต่างๆ ขึ้นมา เพื่อพยายามจะลดความสูญเสียเหล่านี้เกิดขึ้นมากมาย (ที่มา : Marry Poppendieck., 2002)
แนวความคิด Lean Management มุ่งเน้นในการลดขั้นตอนต่างๆ ที่ไม่จำเป็น อันนำไปสู่การลดต้นทุนในการปฏิบัติงานต่างๆ และมุ่งเน้นการกำจัดความสูญเสีย (Waste/Muda)
ดังนั้นทางทีมงานจึงได้มีการปรับปรุงและกำจัดความสูญเสียดังต่อไปนี้
ปรับ Flow การแจ้งงาน ไม่ว่าจะเป็น RFC หรือ Request Job Form
● จากเดิมการแจ้งงานจะแจ้งไปที่หัวหน้างานทีมนั้นๆ แล้วหัวหน้างาน Assign งานมาให้ทีม PA อีกต่อหนึ่ง
ทำให้เกิดกระบวนการทำงานซ้ำซ้อนกัน เสียเวลา Review และ Assign งานหลายต่อ
○ จึงปรับลดขั้นตอนการแจ้งงาน โดยเมื่อตรวจสอบรายละเอียดและเอกสารครบถ้วนตามข้อกำหนดแล้วให้
แจ้งงานในระบบ(PPNet) และส่งเอกสารมาที่ทีม PA โดยตรงเพื่อ Review,Approved Work กำหนด
Due date ทำให้ ทีมงาน IM,SP แจ้ง Due Date ให้กับลูกค้าได้รวดเร็ว
การคีย์ Test Record(Unit Test)
● Unit Test ต้องบันทึกทุกครั้งที่มีการ Open Job ซึ่งเดิมจะเป็นการคีย์ TestJob Spec เข้าในในระบบและ
Test ตาม Job Spec ที่กำหนดมา
○ ปรับปรุงโดยให้คนที่แจ้งงานมาแนบไฟล์ Job Spec.exls มาด้วยเพื่อที่จะได้ทำการ CopyJob Spec บันทึก
เข้าไปในระบบ ไม่ต้องคีย์ใหม่ ซึ่งเป็นการลดความสูญเสียเวลาและการทำงานซ้ำซ้อนทำให้ Unit Test เสร็จ
เร็วขึ้น
การเก็บประวัติ ไฟล์ฟอร์มและสิทธิ์ Set Form ของลูกค้า
● เดิม SP,IM เก็บประวัติด้วยตนเองหรือสืบค้นตามเมล์ของตนเอง ทำให้ข้อมูลไม่ update เพราะการ Set
Form ต้องใช้สิทธิ์ตามเงื่อนไขการเปิด Inv. ทำให้เกิดความล่าช้า ข้อมูลอาจจะคลาดเคลื่อน
○ ทางทีม Set Form จึงจัดทำการเก็บประวัติการ Set Form (Text) ไฟล์ฟอร์ม (Library.pbl) ของลูกค้าไว้ที่
Server กลาง ในกรณีที่ฟอร์มของลูกค้ามีปัญหาหรือกรณีที่ SP,IM สอบถามรายละเอียดและสิทธิ์ฟอร์มย้อน
หลังทำให้ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง และข้อมูลรายละเอียดฟอร์มของลูกค้าถูกต้อง
การเก็บตัวอย่างฟอร์ม ตัวอย่าง Query เพื่อนำมา Apply ใช้กับ case ที่ใกล้เคียงกัน
● การ Set Form นั้นมีความหลากหลาย ทั้งในส่วนของรูปแบบ ความยากง่ายของฟอร์ม มีทั้งฟอร์มที่มีความ
คล้ายกันและฟอร์มที่แตกต่างกันตามความต้องการของลูกค้า ในกรณีที่มี Query ที่ต้องคิดใหม่และมีความ
ยากในการสร้าง ทำให้ต้องมี Query ชุดใหม่ขึ้นมาเรื่อยๆ ซึ่งในบางครั้งเป็น Query ชุดเดิมที่เคยสร้างมา
ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงาน และใช้เวลาโดยไม่เกิดประโยชน์ และเกิดการส่งล่าช้า
○ ทางทีมงานจึงได้เก็บตัวอย่างฟอร์ม และ Query ต่างๆ ไว้ใน Server กลาง ซึ่งเมื่อต้องการฟอร์มหรือ Query
แบบไหน ก็สามารถเข้าไปค้นหาและนำมา apply ได้ ช่วยลดเวลาของการสร้าง Query ในแต่ละงานได้ และ
พนักงานใหม่ก็สามารถเข้าไปศึกษาเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ได้เช่นกัน
เราจะเห็นได้ว่าการกำจัดความสูญเสียทุกชนิด ไม่ว่าจะเป็นความสูญเสียในเรื่องของเวลา ความสูญเสียเนื่องจากกระบวนการ(Processing) เป็นกุญแจดอกหนึ่งในแนวคิดลีน (Lean Management) ดังนั้นเราจะต้องค้นหาวิธีที่ดีที่สุดเพื่อนำมาลดความสูญเสียทุกอย่าง ออกจากระบบการทำงานและปรับปรุงคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงาน เมื่อค้นพบวิธีที่ดีที่สุดในวันนี้ เราก็จัดทำแนวทางปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษร ในวันพรุ่งนี้เราจะค้นหาวิธีที่ดีกว่า แล้วก็เริ่มกระบวนการจัดทำเอกสารอีกครั้งหนึ่ง เพื่อนำแนวทางดังกล่าวมาเป็นมาตรฐาน เพราะถ้าไม่มีมาตรฐาน ก็ไม่สามารถพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้ค่ะ
Credit : นางสาวจันทร์นิภา บุญคุ้ม
