ในฐานะ HR การดูแลพนักงานให้ได้รับสิทธิตามกฎหมายเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เริ่มตั้งแต่วันที่พนักงาน เข้าทำงานเป็นวันแรกกันเลยทีเดียว โดยสิ่งที่คุณต้องทำเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามาได้แก่

• กรณีลูกจ้างยังไม่เคยขึ้นทะเบียนประกันสังคมมาก่อน

          เมื่อรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน และพนักงานคนนั้นยังไม่เคยเป็นผู้ประกันตนมาก่อน ให้นายจ้างแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนให้ลูกจ้าง ซึ่งมีอายุไม่ต่ำกว่าสิบห้าปีบริบูรณ์ และไม่เกินหกสิบปีบริบูรณ์ โดยยื่นแบบหนังสือนำส่งแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-02) และแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03) พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือสำเนาทะเบียนบ้านที่มีชื่อผู้ประกันตนภายใน 30 วันนับแต่วันที่รับลูกจ้างเข้าทำ

• กรณีรับลูกจ้างที่เคยเป็นผู้ประกันตนมาแล้วเข้าทำงาน

          กรณีลูกจ้างเคยเป็นผู้ประกันตนจากสถานประกอบการอื่น (เคยยื่นแบบ สปส.1-03) แล้วให้นายจ้างแจ้งการรับลูกจ้างเข้าทำงานโดยใช้แบบแจ้งการรับผู้ประกันตน เข้าทำงาน (สปส. 1-03/1) ภายใน30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน ระหว่างการทำงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นของพนักงาน หรือของบริษัท HR จะต้อง ดำเนินการดังนี้

• หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของผู้ประกันตน นายจ้างจะต้องรีบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อมูลตามข้อเท็จจริง ของผู้ประกันตนกับ สำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง

          กรณีผู้ประกันตน เปลี่ยนชื่อ-ชื่อสกุล หรือ ข้อมูลสถานภาพครอบครัว รวมถึงข้อมูลจำนวนบุตร ให้ใช้หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลง ข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส.6-10)

• สำหรับการแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริง นายจ้าง เช่น กรณีเปลี่ยนชื่อกิจการ เปลี่ยนแปลงที่ตั้ง/สาขา หรือยกเลิกกิจการ ฯลฯ ใช้หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริง นายจ้าง (สปส.6-15) ยื่น ณ สำนักงานประกันสังคมเขตพื้นที่/จังหวัด ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง

 

          ในกรณีที่พนักงานลาออก หรือสิ้นสุดสภาพการเป็นลูกจ้างแล้ว HR ต้องแจ้งต่อสำนักงานประกันสังคมโดยใช้แบบสปส.6-09ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ทั้งนี้หากนายจ้าง แจ้งขึ้นทะเบียนและแจ้งสิ้นสุด ความเป็นผู้ประกันตนล่าช้า เกินกว่าที่กฎหมายกำหนด จะทำให้ฐานข้อมูล ผู้ประกันตน ซึ่งเป็นข้อมูลหลักที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ไม่ถูกต้องส่งผล ให้ผู้ประกันตนได้รับสิทธิประโยชน์ หรือได้รับสิทธิประโยชน์ล่าช้า