ภาคผนวก

       ขั้นตอนการขอเอกสารจากฝ่ายบุคคล

เอกสารต่างๆเช่นหนังสือรับรองการทำงาน, หนังสือรับรองเงินเดือน, สลิปเงินเดือน(E-Pay Slip)

• พนักงานส่ง e-mail ระบุความต้องการถึงฝ่ายบุคคลสำเนาถึงผู้บังคับบัญชาต้นสังกัด  พนักงานจะต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันของวันที่ต้องการรับเอกสาร เช่น ประสงค์ขอหนังสือรับรองเงินเดือน  เพื่อใช้ทำธุรกรรมทางการเงินต้องการใช้งานวันที่18 ม.ค. 58 รายละเอียดรหัสพนักงาน 44-050 นายกองภพ  ภาคพื้นปฐพี  ตำแหน่ง Programmer  เมื่อฝ่ายบุคคลเตรียมเอกสารให้แล้ว  จะส่ง e-mail แจ้งให้พนักงานทราบต่อไป

     การเบิกเงินประกันสังคมกรณีทันตกรรม, คลอด, เจ็บป่วยฉุกเฉิน, อุบัติเหตุจะได้รับสิทธิต่อเมื่อพนักงานจ่ายเงินสมทบประกันสังคมครบ 3 เดือน

• กรณีเบิกค่าทันตกรรม เมื่อพนักงานที่พบแพทย์เกี่ยวกับทันตกรรม เช่น ถอนฟันอุดฟัน ขุดหินปูน พนักงานจะต้องแจ้งแพทย์ว่าต้องการแบบฟอร์มสำหรับเบิกประกันสังคมด้วย  แพทย์จะออกเอกสารให้พร้อมใบเสร็จรับเงิน (ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องชื่อสกุลในแบบฟอร์มเบิกและใบเสร็จตรงกัน) พนักงานจะต้องสำรองจ่ายเองและนำใบเสร็จเบิกได้ที่สำนักงานประกันสังคมในเขตพื้นที่ 9(สำหรับสาขากรุงเทพ)สำนักงานประกันสังคมจังหวัดเชียงใหม่(ศูนย์ราชการจังหวัดเชียงใหม่)  หรือ  ยื่นฝากให้ฝ่ายบุคคลนำไปเบิกแทนได้ 
• กรณีคลอด  หลังคลอดพนักงานสามารถยื่นเบิกได้เองที่ประกันสังคม  หรือให้คู่สมรสยื่นแทนได้  หรือหากไม่สะดวกสามารถฝากฝ่ายบุคคลให้ดำเนินการแทนได้(รายละเอียดเพิ่มเติมสอบถามจากฝ่ายบุคคล)
• กรณีเจ็บป่วยฉุกเฉินหรืออุบัติเหตุ  หากพนักงานไม่สามารถเข้ารับการรักษาตามโรงพยาบาลที่ระบุในบัตรรับรองสิทธิ์ได้  สามารถเข้าโรงพยาบาลที่ใกล้ที่สุดได้ทันทีโดยพนักงานจะต้องสำรองจ่ายค่ารักษาพยาบาลเอง  และนำใบเสร็จพร้อมใบรับรองแพทย์มาแนบแบบฟอร์มยื่นเบิกได้กับประกันสังคม  พนักงานสามารถยื่นเองได้ที่สำนักงานประกันสังคมเขตพื้นที่9 (สำหรับสาขากรุงเทพ) สำนักงานประกันสังคมจังหวัดเชียงใหม่(ศูนย์ราชการจังหวัดเชียงใหม่) หรือฝากฝ่ายบุคคลยื่นแทนได้ภายใน 72 ชั่วโมง   (รายละเอียดเพิ่มเติมสอบถามจากฝ่ายบุคคล)
• กรณีมีสิทธิ์แต่ยังไม่มีบัตรรับรองสิทธิ์ เบิกได้กรณีเดียวกับประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยฉุกเฉิน หากจำเป็นต้องนอนรักษาตัวในโรงพยาบาลเกิน 72 ชั่วโมงให้รีบแจ้งสำนักงานประกันสังคมเพื่อสามารถเบิกค่ารักษาได้ถึงวันที่ออกจากโรงพยาบาล (รายละเอียดเพิ่มเติมสอบถามจากฝ่ายบุคคล)

การรับ– ส่งEmail

วัตถุประสงค์

• เพื่อให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
• เพื่อให้รับทราบสถานะการประสานงานของบุคคล, ทีมงาน, ลูกค้า

ตัวอย่างรูปแบบการส่ง Email

            From     : ผู้ส่ง

            To         : ผู้รับ> ผู้ส่งต้องการให้Email ส่งถึงบุคคลนั้นๆโดยตรง

            Cc         : ผู้เกี่ยวข้อง> ผู้ส่งต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบEmail ฉบับนั้นๆ

มีข้อแนะนำการรับ– ส่งEmail ดังนี้

1. ผู้รับจะต้องตอบ E-mail ถึงผู้ส่ง (To) โดยเร็วที่สุดเพื่อแจ้งสถานะการในการติดตามงานหรือการดำเนินการในเรื่องนั้นๆ 
2. E-mail เรื่องการติดตามสถานะงานผู้รับจะต้องตอบE-mail ถึงผู้เกี่ยวข้อง(Cc) เพื่อรับทราบร่วมกัน
3. กรณีเป็นE-mail โต้ตอบภายในและจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้นส่งถึงลูกค้าผู้ส่งห้าม Forward E-mail ที่มีการโต้ตอบกันภายในองค์กรให้ลูกค้าโดยตรง  ควรใช้ข้อมูลที่จำเป็นจะให้ลูกค้ารับทราบเท่านั้นโดยสร้าง E-mail ใหม่เพื่อส่งให้กับลูกค้า
4. กรณี Email ที่ไม่ใช่การติดตามสถานะงานเช่นEmail ประกาศจากHR, Email ประชาสัมพันธ์เรื่องต่างๆซึ่ง HR จะส่งEmail ถึงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องReply to all ตอบกลับทั้งหมด

หมายเหตุ: เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอก ควรเปิดโปรแกรม Outlook ไว้ตลอดเวลาที่ปฏิบัติงานและตั้งค่าโปรแกรมให้เช็คEmail เพื่อupdate ข้อมูลทุก30 นาที